少数精鋭なチーム体制で、情報の一元管理と業務の効率化・平準化に成功

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株式会社明光キャリアパートナーズ

『世界中の人々のキャリアのパートナーとして、それぞれが目指す、豊かなキャリアの実現を支援する。 また、そのことを通じて、日本と世界の企業の更なる発展に貢献する。』というパーパスの元、日本人の若手〜中堅社員や外国人スタッフを紹介する人材業、外国人労働者のいる企業向けにスタッフの日本語・日本の企業文化等の教育研修サービスを提供する研修事業の2つの事業を展開しています。※掲載内容は取材当時の情報です。
https://meiko-career.jp/

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課題

• 新会社設立のタイミングで、自社の規模感や業務フローにマッチしたシステムを導入したかった
  
• 管理コストのかかる紙を使っての業務を削減したかった
  
• アルバイトの勤怠管理にかかる月初の業務負担が大きかった

結果

• 必要なシステムを取捨選択して導入したことで、自社にマッチしたバックオフィス体制を構築できた
  
• システムで請求書発行や証憑管理できるようになり、ペーパーレス化と管理コスト削減につながった
  
• クラウド化により、業務が平準化され、月初の業務負担が軽減された

新会社設立と同時にマネーフォワード クラウドを導入。コンパクトでありながら安定的なバックオフィス体制を実現。

「世界中の人々が、業界や職種、国境などのボーダーを越え、新たな環境やキャリアで輝くことを通じて、日本と世界をより楽しく豊かにする。」をミッションに、2022年9月に設立した株式会社明光キャリアパートナーズ。もともと親会社である株式会社明光ネットワークジャパンの人材・研修事業の開発と展開を目的に設立された1事業部でしたが、リスキリングニーズが高まったことをきっかけに、成長戦略の明確化、意思決定のスピードの向上を目的にスピンアウトする形で子会社化されました。新会社設立と同時にマネーフォワード クラウドを導入し、情報の一元管理と業務効率化、そして多様な働き方にも対応できる体制を構築した同社に導入時の背景や導入後の効果を伺いました。

新会社の設立に伴い、自社の規模感や業務フローにマッチしたバックオフィス体制を構築したいと思っていました。

――まず、貴社の事業概要について教えてください。

春日様：当社は明光ネットワークジャパンのグループ会社です。株式会社明光ネットワークジャパンは大学入学前までの学生をターゲットとした教育事業を中心に展開していますが、少子化による市場縮小にともない、新しいターゲット層を獲得するために立ち上げた1事業部としてスタートしたのが当社の始まりです。事業化の目途が立ったことから、スピンアウトする形で2022年9月に子会社化されました。

当社は大学入学以降の世代もターゲットに、日本人の若手〜中堅社員や外国人スタッフを紹介する人材業、外国人労働者のいる企業向けにスタッフの日本語・日本の企業文化等の教育研修サービスを提供する研修事業の2つの事業を展開しています。

研修事業ではコンテンツ視聴タイプのサブスク型日本語e-ラーニングサービス【Japany】 を展開しており、e-ラーニングサービスに付随して個別レッスン・グループレッスンを実施しているほか、日本の企業で働く上でのマナーや企業文化、日本で就職を目指す留学生に向けたSPI対策講座・面接対策講座などを展開しています。また、2023年秋には経済産業省の「リスキリングを通じたキャリアアップ支援事業」の補助対象企業に採択され、「リスキリング×マッチング×グローバル」をキーワードに日本人・外国人人材のサポートやIT業界の人手不足解消を通じて、企業の発展に貢献していくべく事業運営しています。

人材紹介事業において、MAコンサルを紹介している企業は多く存在しますが、未経験から学習・転職支援までしている企業は多くありません。当社では未経験からMAコンサルを目指す講座と合わせて、学習後の転職支援もしており、そこが強みだと思っています。

――担当の業務とバックオフィスのチーム体制について教えてください。
春日様：私と綾野は人事・総務・経理・法務などのバックオフィス全般を統括している管理部に所属しています。通常のバックオフィス業務に加え、設立から1年を迎えた現在は、ガバナンスの強化や親会社との連携なども管理部で対応しています。

藤本様：私は株式会社アクセンツの代表を務めており、明光ネットワークジャパングループのコンサルティングをさせていただいています。明光キャリアパートナーズの会社設立に必要な手続きやシステム導入の支援など、多岐に渡ってサポートしております。

春日様：管理部はディレクターを含む3名体制ですが、現在の体制になって一か月程度と日が浅く、業務を進めながら役割を整理しているところです。現状では、ディレクターが承認業務・コンプライアンス関連・親会社との連携、綾野が経理業務を中心にアルバイト管理と総務、私が人事・総務・経理業務のサポートなどを対応しています。

これまでは１名体制だったこともあり、期日内に支払うべきお金回りや、それに付随した人材管理など、必要最低限の業務で手一杯でしたが、3名体制になったので、今後は業務フローや情報セキュリティ、危機管理体制を整備し、コンプライアンスに則った会社運営ができるよう取り組んでいます。

――マネーフォワード クラウド導入の背景について教えてください。
春日様：親会社で使用しているオンプレミス型の会計システムは当社の規模や業務フロー、業務内容にはオーバースペックだったため、自社にマッチした他のシステムを導入したいと思っていました。また、一部仕訳登録する際にCSVファイルをインポートしなければならないことに加え、項目が非常に細かく、会計に不慣れなスタッフには入力がわかりづらいという課題もありました。

既存グループ会社ではすでにクラウド型の会計システムを使用していたため、そのシステムを導入する話もあったのですが、当社の業務フローや入力方法にマッチしない部分があり、別システムの選定に着手した次第です。その後、改めてマネーフォワード クラウドと既存グループ会社で使用している会計システムの2社で、自動連携機能や入力方法などを比較検討しました。

システム連携や入力方法の使いやすさに加え、勘定科目コードの入力桁数や入力回答数など、親会社で利用しているオンプレミス型システムとの親和性が高かった点が決め手となり、マネーフォワード クラウド8プロダクトの導入を決めました。

会社設立時から網羅的にシステム導入をしたことで、情報の一元管理と業務の効率化・平準化を実現。多様な働き方にも対応できる体制に。

――マネーフォワード クラウド導入後の効果について教えてください。
春日様：まず、マネーフォワード クラウドを導入してから、ペーパーレス化を推進できています。請求書システムを導入することで、紙の請求書発行をできるだけ少なくしていきたいと考えていたため、一部の紙でのやりとりを希望されるお客様を除いては、ほぼペーパーレスで対応できるようになっています。経費精算についても証憑をシステム内で管理できるようになったことで、原本回収が不要になり、ペーパーレス化と管理コスト削減につながりました。

また、クラウド型システムを導入したことで、多様な働き方に対応できる環境を構築できました。出社勤務が基本ですが、それぞれの事情によってリモートワークをしなければならないときも出社しているのと同じように業務を進めることができるため、とても助かっています。私は子育てをしている関係でどうしてもオフィスで勤務できる時間が限られているのですが、マネーフォワード クラウドを導入したことで、自宅でも業務ができるようになり、とても働きやすくなりました。顔を合わせていなくても、メッセージのやりとりだけでスムーズに進めることができているため、業務が滞ることなく対応できています。

さらに、会社設立当初から網羅的にシステム導入をしたことで、情報の一元管理を実現できました。会社設立時からのすべてのデータが蓄積され、一元管理できているため、何かトラブルが起きた場合も遡って原因究明しやすく、データの信憑性も担保できているため、安心して進めることができています。会社設立直後はバックオフィスにかかるコストを抑えがちですが、あとからシステムの切り替えで生じる人件費や工数を考えれば、会社設立時のタイミングで網羅的に複数のプロダクトを導入しておいて良かったと思います。

上記に加え、業務効率化・平準化面でも、最初から網羅的にシステム導入したことによるメリットを感じています。マネーフォワード クラウドを導入する前は、アルバイトの勤怠をスプレッドシートで管理していたため、打刻データを再度システムに手入力する必要がありました。当時は25名程度の勤怠管理でしたが、それでも完了までに3営業日程度かかっており、月初作業の大半を占めるほど、負担が大きかったです。

マネーフォワード クラウド勤怠を導入してからは、リアルタイムで打刻内容をチェックできるようになったため、月中にフィードバックや抜け漏れの指摘ができるようになりました。これにより、月初の負担軽減と業務の平準化を実現しています。現在、当社のアルバイト数は劇的に増えている状態のため、勤怠管理の効率化という面でとても役立っています。

――実際にマネーフォワード クラウドを利用してみての感想をお聞かせください。
春日様：クレジットカードや銀行との連携による自動仕訳登録によって、仕訳登録の負担が軽減されました。承認作業を行っているディレクターからも、「ストレスなく承認できている」とコメントをもらっています。

あと、コメント欄も活用しています。マネーフォワード クラウド請求書からマネーフォワード クラウド会計Plusに連携する際、特別な対応が必要な請求書のコメント欄に注記を入力して置くことで、マネーフォワード クラウド会計Plusのコメント欄にも連携されるため、会計処理の際に抜け漏れなく対応できて助かっています。

また、マネーフォワード クラウド固定資産とマネーフォワード クラウド年末調整は追加で導入したのですが、必要に応じて段階的に拡張できる点も良かったです。

綾野様：私は前職で別の勤怠システムを使用した経験があるのですが、マネーフォワード クラウド勤怠のUIが一番使いやすい印象です。管理者側の私はもちろん、実際に打刻するアルバイトの方々にも分かりやすい仕様になっているため、他システムを導入するよりも、教育コストや設定・管理にかかる負担を減らせているのではないかと感じています。

藤本様：細かい点ですが、マネーフォワード クラウドは他のクラウド型会計システムと比較して、セルの移動がスムーズなため、入力しやすいと思います。また、オンプレミス型の会計システムの場合、動作が重かったり、閲覧している最中に更新が行われ、確認している内容に齟齬が発生したりと使いづらさを感じていましたが、マネーフォワード クラウドは常に最新の正しいデータを確認することができるため、ストレスなく運用できています。

――導入支援サポートはいかがでしたでしょうか。
春日様：経理財務領域以外も含めてバックオフィス全体でシステムを導入しなければならなかったため、私の手が回っておらずご迷惑をおかけしたのですが、「いつまでに何をやらないといけないのか」というタスク管理を用意してくれるなど、しっかりとサポートしてくれました。マネーフォワードの皆さんが臨機応変に対応してくれたからこそ、無事に会社をスタートできたと思っております。

会社の将来を見据え、さらなる業務効率化とフローの整備に取り組んでいきたい。

――今後の展望を教えてください。
春日様：冒頭の繰り返しとなりますが、直近の大きな目標はコンプライアンス強化です。それと同時にチーム全体のさらなる効率化を図り、月次決算もあと2営業日ほど短縮したいと思っています。また、今期から親会社と会計を連結することになり、親会社から求められるフォーマットで月次報告などを提出する必要があります。提出する情報もこれまでよりも増えることが予想されるため、求められるフォーマットに合わせたデータをマネーフォワード クラウドからエクスポートし、データを加工せずに親会社に提出できるようにしていきたいということも考えています。

藤本様：親会社は勘定科目を非常に細かく入力・管理しています。親会社のデータの粒度に合わせて月次報告を上げる場合、既存のグループ会社が使用している会計システムでは何度もデータをエクスポートし、加工しなければなりませんが、マネーフォワード クラウドからは一発で親会社と同じ粒度のデータをエクスポートできるため、そこはすごくラクだと思いますね。

綾野様：今後、事業が拡大し、バックオフィスのメンバーが増える可能性もあるので、そうなったときにうまくオペレーションが成り立つよう、体制や業務フローを整備する必要があると思っています。マネーフォワード クラウドを活用しながら、強固なバックオフィス体制を構築していきたいですね。

――最後に、マネーフォワード クラウドの導入を検討されている方々に向けて、メッセージをお願いいたします。
綾野様：わたしはこの会社に来てはじめてマネーフォワード クラウドに触れたのですが、わかりやすいUI/UXのため、短期間で使いこなせるようになりました。画面のどこに触ればどう画面遷移するのかがわかりやすいため、マニュアルがなくても直感的に操作でき、教育コストを抑えられる点もポイントだと思います。バックオフィスの人数が少ない企業や新規事業の展開を考えている企業には、マネーフォワード クラウドの導入をおすすめしたいです。

春日様：わかりやすいUI/UXに加え、バックオフィスをマネーフォワード クラウドで統一することで情報の一元管理を実現できるため、当社のように新会社設立当初でバックオフィスのシステム導入を悩んでいる企業に、マネーフォワード クラウドをおすすめします。事業拡大後にシステムを切り替えるとなると、データ移行の手間がかかったり、データの信憑性を担保できなくなったりと、さまざまな課題が発生してしまうと思います。後になって生じる工数や負荷を考えると、会社設立時から網羅的にシステム導入することをおすすめしたいと思っています。

藤本様：経理業務を会計事務所に任せ、リアルタイムな経営状況を把握できていない企業も多いと思います。マネーフォワード クラウドを導入することで、いつでも最新の正しい数字をリアルタイムで把握できるため、迅速な経営判断に活かせる点が良いですね。また、さまざまなシステムを個別最適で導入したことにより、システム間の連携ができず、「請求書を見ながら会計システムに手入力しなければならない」「手入力による入力ミスが発生してしまう」など、無駄な業務が発生してしまっている企業も少なくありません。そのような課題を抱えている企業こそ、マネーフォワード クラウドを導入して、システム間の連携をうまく活用してもらえるといいなと思っています。

※掲載内容は取材当時の情報です。

今回の導入サービス

• マネーフォワード クラウド会計Plus
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引用元：少数精鋭なチーム体制で、情報の一元管理と業務の効率化・平準化に成功 – 「マネーフォワード クラウド会計Plus」導入事例

この記事の著者

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