わかりやすいUI/UXで属人化の解消とメンバーの早期戦力化を実現
株式会社日輪／株式会社日輪ホールディングス 執行役員 財務経理部長 山本 理奈様、財務経理部 主任 勝又 美和様
株式会社日輪ホールディングス
株式会社日輪ホールディングスは「すべての人を、未来につなぐ。」をスローガンに掲げ、人材サービス事業を中心に警備事業やライフサポート事業など幅広く事業展開をしています。高齢化社会や外国人雇用拡大にも幅広く対応できるよう、より付加価値の高いサービスによって、雇用の力で社会に貢献します。
https://www.nichirinnhds.com/
株式会社日輪
株式会社日輪は、人材サービス事業を中心に、エンジニアリング事業、登録支援・ライフサポート事業、焼き芋事業を展開しています。人材サービス事業では、製造・物流・技術・事務など、さまざまな分野への人材派遣から有料職業紹介まで、コンプライアンスを重視した総合人材サービスをご提供しています。
https://www.nichirinn.com/
課題
- 既存システムの専門性が高く、業務が属人化してしまっていた
- 設定が複雑で、システム同士の連携ができていなかった
- 紙の書類が多く、書類の紛失や抜け漏れが発生していた
結果
- 未経験者でも使いこなせるシステムを導入し、業務の標準化とメンバーの早期戦力化を実現
- システム連携で情報を一元管理することで、業務の効率化につながった
- クラウド化により、紙での無駄な業務を削減し、ミスが発生するリスクを低減
オンプレミス型システムのさまざまな課題解決とIPO準備を目的にシステムを入れ替え。業務の標準化と効率化で月次決算も4営業日短縮。
「すべての人を、未来につなぐ。」をスローガンに掲げ、人材サービス事業を中心に警備事業やライフサポート事業など幅広く事業展開をしている株式会社日輪ホールディングス。業務の標準化と効率化を目的に、マネーフォワード クラウドを導入。当初の目的を達成するだけでなく、メンバーの早期戦力化も実現した同社に導入時の背景や導入後の成果をお伺いしました。
課題は「業務の属人化」と「システム同士の連携不足」
――まず、貴社の事業概要について教えてください。
勝又様：日輪ホールディングスは「株式会社 日輪」を母体とする持株会社です。日輪では人材派遣サービスを中心に、エンジニアリング事業や登録支援・ライフサポート事業などを展開しています。日輪ホールディングスでは、人材サービス事業に加え、製造・物流工程BPO事業や警備事業など、景気の波に左右されない安定した業績を目指して多角的に事業を展開しています。また、当社の特徴的な事業として、焼き芋事業があります。独自開発した機械で特許を取り、地元のテレビ局から取材を受けることもあります。
――バックオフィスのチーム体制と担当業務について教えてください。
山本様：財務経理部は私と勝又を含む4名で構成されており、私は財務経理部長を務めています。2022年9月に入社し、上場に耐えうるバックオフィスを構築することが私のミッションです。
勝又様：私は財務経理部の主任を務めています。日輪単体の経理業務は4名全員で対応し、私とメンバー2名で仕訳登録したものを山本が承認するというような流れで行っています。これまでは業務内容ごとに担当者を分けていましたが、現在は全員で同じ業務ができるようにしています。日輪ホールディングスの連結に関連する業務は山本と私の2名で担当している形です。
山本様：現在、上場準備を進めているため、財務経理部では上場企業に適したバックオフィス構築に取り組んでいます。具体的には内部統制の強化や承認ルートの整備、月次決算のスピードアップなど、財務経理部としてのレベルアップを目指しています。
――マネーフォワード クラウド導入の背景について教えてください。
山本様：既存システムは大手向けのシステムだったこともあり、専門性が高く取り扱いが難しいという点が課題でした。マスタを1つ変更するだけでも、システムの勉強をしないと動かせなかったり、カスタマイズ性に優れているシステムだったものの、使えていない機能が多々あったりと、使いづらさを感じていました。扱える社員が限られると、属人化につながり業務の共有が難しくなります。メンテナンスを自分たちでできるようなシステムに移行することで、業務の標準化と効率化を実現したいと考えていました。
また、システム同士の連携がうまくできていないことも課題でした。会計と固定資産や債務支払がつながっていないなど、それぞれがバラバラに機能している状態でした。システムの仕組み上は連携できたのですが、大がかりな変更が必要だったり設定が難しかったりとうまく進んでいなかったため、システム同士を連携させて情報を一元管理することも目指していました。
自分たちで使いこなせるシステムであることが導入の決め手に。課題や状況に合わせて、必要なシステムだけを選択して導入できることも魅力。
――マネーフォワード クラウド導入の決め手を教えてください。
山本様：複数のサービスと比較検討しましたが、まず最も重視していたのは、「自分たちで設定や運用ができるか」です。たとえシステム自体の機能が素晴らしくても、導入後に自分たちで運用できなければ意味がありません。日々の業務だけでなく、メンテナンスや運用面も含めて自分たちが使いやすいと感じられるかどうかは丁寧に確認しましたね。
次に、私以外のメンバーでも使いこなせるかどうかも選定のポイントでした。従来は専門性が高く、複雑なシステムを使っていたため、もちろん必要な機能はそろっていることが前提ですが、その上でシンプルで誰もが使いこなせるシステムを導入したいと考えていました。
マネーフォワード クラウドはUI/UXが優れており、上記のポイントをどちらもクリアしている点が導入の決め手になりました。特にマネーフォワード クラウド会計Plusは機能のバランスがとれていて、ほぼすべてのメニューをしっかり理解した上で利用できています。操作方法がわからないときはチャットで質問すると、すぐに回答がもらえる点も安心です。
また、バックオフィス全体のシステムを一括で移行するのは現実的ではないと考えていたため、 コンポーネント型で必要なシステムを取捨選択して導入できるマネーフォワード クラウドはその点でもマッチしていました。マネーフォワード クラウド以外の周辺システムとの連携も柔軟で、これであれば情報の一元管理が実現できると感じましたね。
わかりやすいUI/UXとシステム同士の連携により、業務の標準化と効率化を実現。メンバー育成もスムーズで、チーム全体のレベルアップにも貢献。
――マネーフォワード クラウド導入後の効果について教えてください。
勝又様：シンプルかつ直感的に操作のできるUI/UXにより、業務の標準化と効率化を実現できました。加えて、システム同士の連携ができるようになったことで、これまでは月次決算に9〜11営業日前後かかっていましたが、現在は7営業日で完了できています。また、優れたUI/UXの効果として、メンバーの早期戦力化も挙げられます。教育コストが抑えられると同時にメンバーの成長も加速しており、2023年4月に経理未経験で入社をしたメンバーもすでに問題なく使いこなせています。それにより、既存メンバーの業務時間も大幅に削減されました。これまでは業務が属人化してしまっていましたが、業務を共有できるようになったことで、残業時間の削減にも貢献できています。
山本様：上記に加えて、マネーフォワード クラウドはデータのエクスポートがとても簡単です。従来のシステムは仕訳データをエクスポートすると50項目以上ある横長の表が出力されるため、加工に手間がかかっていました。マネーフォワード クラウドでエクスポートするデータlはそのまま使うことができ、導入前と比べると加工する手間が大幅に削減されました。マネーフォワード クラウド会計Plusでは、役員会資料で使いたい数字に補助科目を設定しておくことで、とても便利に活用しています。
――実際にマネーフォワード クラウドを利用してみてどのような感想をお持ちでしょうか。
勝又様：まず、マネーフォワード クラウド債務支払の活用が、月次決算の短縮に大きく貢献していると感じています。これまでは紙の書類で運用しており、書類の紛失や抜け漏れが発生してしまうなどの問題がありました。
マネーフォワード クラウド債務支払を導入してからは、各部署内で内容の確認や承認までされたものを財務経理部で受け取る業務フローに変わりました。この業務フローが定着したことで、無駄な業務が削減されスムーズに進むようになりましたし、支払状況を各部署で確認できるため、抜け漏れのリスクが低減されました。また、申請内容の入力を各部署で行う形になったことで、以前は財務経理部で抱え込んでしまっていた業務も分散され、最適化されたと感じています。
また、固定資産管理は以前と比べものにならないほど登録が簡単になりました。入力すると反映する前に確認画面が出てきてくれるため、登録前に誤っていないかチェックできるのも助かっています。わたしはこれまで固定資産ソフトを利用した経験はなかったのですが、マネーフォワード クラウド固定資産は数か月で登録方法を習得できるほど操作が簡単でした。写真もセットで登録できるため、非常に管理がしやすくなり、以前よりも整理整頓できています。
山本様：マスタ管理についても当初の目的通り、自分たちで運用できるようになりました。マネーフォワード クラウドは構造がシンプルなため、マスタ管理も簡単ですし、万が一間違えてしまっても「自分たちで修正できる」という安心感があります。これまでは「設定をいじると壊れてしまうのではないか」と恐る恐るでしたが、今は精神的な負担も軽減されました。
勝又様：メンバー2名も使いやすいと絶賛しています。新しく入社したメンバーが即戦力となってくれたことで、財務経理部全体のレベルアップにつながりました。
――導入支援サポートはいかがでしたでしょうか。
山本様：導入に関しては、ナレッジラボ社の導入支援サポートがとても助かりました。このサポートがなければ、おそらく稼働できなかったですし、連結会計の導入まで辿り着くことができなかったのではないかと思います。当社に寄り添い、悩みや課題を汲み取って対応してくれたので、安心できましたね。特にマネーフォワード クラウド債務支払では、承認ルートの相談にのっていただきました。当社は部署異動が比較的多いため、承認ルートの設定がとても複雑でしたが、やりたい機能をもたせつつメンテナンスもしやすいよう、担当の方が一緒に考えて実装してくださったおかげで、安定して運用できています。
勝又様：一括で複数のプロダクトを同時に導入したこともあり、もちろん一時的な負荷はかかりました。ただ、システム同士がつながらないと意味がないと考えていましたし、システム連携を活かした業務フローを構築することを目的としていたため、複数プロダクトを同時に導入し、全体像を確認しながら進められたことは正解だったと思っています。複数プロダクトを同時に導入したことで、単体で導入するよりも効果を最大化できた点も良かったです。
――マネーフォワード全体の印象についても教えてください。
山本様：営業担当の方はとても一生懸命対応してくださり、熱心さが伝わってきましたね。導入支援の打ち合わせはオンラインで行いましたが、画面共有などオンラインの良さを出しながら進めていただいたので、不安はまったくありませんでした。システム移行は失敗の許されない業務であるため、プレッシャーもありましたが、マネーフォワードの皆さんは一人ひとりがプロフェッショナルとして柔軟に対応してくださったので、プロにお任せしてよかったと思っています。
IPO準備を目的に、連結会計システムも導入。連結未経験者でも使いこなせるシンプルなUI/UXと導入支援のおかげでスムーズに稼働を開始。
――マネーフォワード クラウド連結会計の導入背景をお聞かせください。
山本様：私が入社した当時は表計算ソフトで簡易的に損益計算書を作成していましたが、IPO準備のために連結決算を行う必要がありました。2022年9月に入社をして、11月には連結決算だったため、大手の会社を含め、いくつかのベンダーで早急に比較検討をしました。
他の会社の連結会計システムはオーバースペックであったり、会計システムと同等にマスタの変更などが非常に複雑であったり、専門的な知識を持っていないと使いこなすことができなかったりと、当社には合っていないと感じました。マネーフォワード クラウド連結会計は、シンプルでありながら、やるべきことはしっかりできるシステムで、当社に一番マッチしていると感じました。連結未経験者でも使いこなせるシステムであることが導入の決め手になりました。
導入にあたっても、たくさんサポートをしていただきました。会社として連結決算自体が初めてだったため、何から手をつければ良いかわからない状態でしたが、道筋を立てていただき、初期設定のサポートも手厚くご対応いただいたおかげで無事に稼働することができました。
――実際にマネーフォワード クラウド連結会計を利用してみての感想を聞かせてください。
山本様：比較検討の際に感じた通り、連結未経験者でもすぐに使いこなせるようになりましたし、監査法人とのやりとりもラクになりました。ID・PWを共有しておくことで、同じ環境で内容の確認をしてもらうことができるので、監査法人にとっても確認していただきやすい環境を作ることができていると感じています。また、導入時に土台となる元ファイルを作成していただいたおかげで、そこからの改修もラクになり、監査法人と議論をするベースにもなりました。
ホールディングス全体にマネーフォワード クラウドの効果を広め、全社でのシステム統一を目指していきたい。
――今後の展望について教えてください。
山本様：将来的には、グループ会社全体の会計システムを統一したいと考えています。ただ、それぞれのグループ会社で利用しているシステムにもメリットがありますし、慣れ親しんだシステムを変更するのは抵抗があるのも理解できるため、まずは当社からマネーフォワード クラウドの効果やメリットをグループ全社に発信していきたいと思っています。
――最後に、マネーフォワード クラウドの導入を検討されている企業様に向けて、メッセージをお願いいたします。
山本様：自社の規模や業務フローと会計ソフトがマッチしていないと感じられている企業や、会計ソフトの取り扱いに苦労している企業におすすめしたいです。視覚的・感覚的に分かりやすいUI/UXのおかげで、日々の経理業務はもちろん、運用面でも生産性が向上します。システム移行の一歩を踏み出すことで、大きなメリットを享受できるはずです。
勝又様：私は連結会計を行うのが初めてだったため、AIによる科目の提案機能に日々助けられています。自分でひとつひとつ調べなくても適した科目を提案してくれるので、連結会計未経験の方におすすめしたいと思います。
今回の導入サービス
引用元：わかりやすいUI/UXで属人化の解消とメンバーの早期戦力化を実現 – 「マネーフォワード クラウド連結会計」導入事例
