95のワークフローを2つに集約!「統合型ワークフローkintoneプラグイン&アプリ」導入事例/株式会社DDホールディングス様:アイティーフィット【PR】

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本記事は、kintone業務アプリとクラウド会計のスペシャリストとして基幹業務システムをオールクラウドでご提供されている株式会社アイティーフィット様のご提供で、統合型ワークフローkintoneプラグイン&アプリの導入事例をご紹介致します。

導入事例:株式会社DDホールディングス様

申請者を迷わすことなく承認者にも分かりやすい!

複雑化するワークフロー集約を実現した統合型ワークフロー/kintoneプラグイン&アプリ

飲食事業やアミューズメント事業を手掛けている株式会社DDホールディングスでは、グループウェア内にあったワークフロー機能を活用して業務プロセスにおける申請承認業務を行ってきたが、グループウェア刷新に合わせて複雑化したワークフロー業務をシンプルに実現するべく、サイボウズのkintoneを基盤にワークフローを再整備することに。その中核として、アイティーフィットが提供するプラグイン「統合型ワークフローkintoneプラグイン&アプリ」を採用している。その経緯について、グループ経営管理本部 情報システム部 寺田 勇介氏にお話を伺った。

グループ経営管理本部 情報システム部 寺田 勇介氏 グループ経営管理本部 情報システム部 寺田 勇介氏

【課題】グループウェア標準機能、条件分岐が困難かつマスター連携ができていない

 既存の枠組みにとらわれない発想で革新的な商品やサービスを創出する“オープンイノベーション企業”をビジョンに据え、居酒屋やレストラン、ウエディングをはじめとした飲食事業を中心に事業を展開している株式会社DDホールディングス。ビリヤードなどのアミューズメント事業や不動産サービス事業なども手掛けており、国内外合わせて430を超える店舗を展開している。現在は、コロナ禍における新たな生活様式の定着を踏まえて「AMAGING NEW NOMAL」をスローガンとして掲げ、業界の枠にとらわれないニューノーマルの実現を目指しており、デリバリープラットフォームを利用した「デリバリー業態」を拡充するなど、新たな環境づくりへの取り組みに注力している。

 多くの店舗を展開している同社では、稟議申請が必要な購買系および人事系の各種ワークフローが数多く存在しており、そのフォーマットだけでも300近くにまで及んでいたと以前の状況を寺田氏は説明する。「申請時にどのフローを選択すればいいのか迷ってしまうケースがあるだけでなく、マスター連携していないことで申請に必要な情報を都度手入力する必要がありました。忙しい現場作業の片手間で申請を行うなか、ミスも発生していていたのが正直なところです」と振り返る。実は当時利用していたワークフローはグループウェアの機能として提供されており、条件分岐などが柔軟に設定できず、業態や金額などの違いによってそれぞれ個別のワークフローフォーマットを用意せざるを得なかったのだ。

 そんな折、グループウェア自体の刷新が計画されたことで、これまで課題となっていたワークフローについても新たな環境への移行が検討されることになった。

【選定】承認画面の分かりやすさと柔軟な条件分岐、モバイルアプリの使い勝手も魅力

 当初はワークフロー専用ツールを検討したものの、正社員だけでも1000人を超える規模で利用するために費用が大きくなってしまうだけでなく、ITに詳しくない店舗のメンバーに複数のツールを駆使してもらうにはハードルが高いと判断。そこで、もともと業務改善のツールとして導入していたことで社内の認知度も高いkintoneをベースに、ワークフローを検討することになった。

 ただし、kintoneが標準で備えているプロセス管理機能では、多くの申請承認フローをアプリごとに実装することになるため、承認時には個別にアプリを開いて承認せざるを得ず、同社の運用にはマッチしづらい面があったという。また厳格な内部監査のプロセスを設けているものの、kintoneでは処理履歴がDB化されておらず、監査法人にCSVなどで提供せざるを得ないなど業務的にも負担になると判断。「ワークフローの中身を途中で変更すると、その都度承認者に通知が飛んでしまう。多くの承認作業が必要な部長クラスでは通知であふれてしまう可能性も危惧されました」と寺田氏。

 そこで同社の目に留まったのが、アイティーフィットが提供するkintoneプラグインの「統合型ワークフローkintoneプラグイン&アプリ」(以下、統合型ワークフロー)だった。最初に統合型ワークフローに注目したのは、承認画面の分かりやすさだった。「プロセス管理機能で運用しているアプリは、承認者が何をしていいのか分かりづらい部分が正直ありますが、統合型ワークフローなら承認ボタンが目立つ形で表示でき、何をすべきかが直感的に分かるようなインターフェースだったのです」と寺田氏。

統合型ワークフローkintoneプラグイン&アプリ

 また、kintone内で管理するマスターと連携しながら、分岐条件を増やしていける点もプラグイン選択の大きなメリットだったという。「例えば店舗からメニュー開発を申請し、本来であれば本部長が承認したら初めてリーフレットやパンフレットなどを制作することになりますが、以前は各フローが全て単体で動いていたため、本部長が承認したかどうかが分からない状態で本社に申請がくることも。案件によっては、リーガルチェックが済んでいない状態で押印申請できてしまうケースも起こり得ました。kintoneと統合側ワークフローの組み合わせであれば、きちんと段階を踏んだワークフローを整備できるようになると考えたのです」と寺田氏は力説する。

 店先に立って仕事をする店舗では、モバイルデバイス活用が求められていたが、以前はモバイルアプリが使いづらく、結局ブラウザ画面にて画面を大きくして承認するような使い方が多かった。統合型ワークフローであれば、モバイルアプリでの使い勝手も十分運用できると考えたという。「以前に比べてテレワークが推奨されていることもありますが、遠隔からモバイルデバイスで利用する機会が増えています。店舗側でもモバイルでサクッと作業できるようにしたいという要望は増えています」と寺田氏。

 すでにkintone自体は運用していたため、大きな投資にならないことも手伝って、統合型ワークフローにて同社の申請承認フローの再整備を実施することになったのだ。

【効果】95のフローを2つに集約!業務に最適なワークフロー環境を整備

 現在は、全正社員1000人ほどが統合型ワークフローを活用して申請承認業務を行っており、物品購入や契約申請といった人事労務に関連した申請のほか、ロゴ使用申請やシステム変更依頼、登記簿や印鑑証明の申請など総務系の各種申請、経理部門での一部申請承認業務などに利用されている。「購入する物品金額の違いで、以前は95ほどのフローが設定されていましたが、今ではわずか2つにまで集約することに成功しています。現場にとって使い勝手のいいワークフローを設定することができました」と寺田氏は評価する。なお、ワークフローの根幹をkintoneにて整備したことで、業務変更でロジックが変更になってもIF文を修正するだけで済むなど、メンテナンスの負担も大きく削減できているという。

 メニューの開発に関する使い方の一例をあげると、メニューの開発申請アプリとパンフレットなど制作依頼アプリという2つのkintoneアプリを連携させ、開発申請で承認が実施された後に制作依頼アプリでの依頼が実行できるような使い方だ。「開発から制作まではスピード感が求められるなか、kintoneではステップごとにトリガーが設定できるため、承認途中で宣伝部に通知を共有する、承認されたタイミングで営業本部に通知するといった、承認プロセスの途中でも関連部署にお知らせすることで、事前準備できるようになっています」。以前はメールでやり取りしていたことが、トリガーによる通知だけで知らせることができるようになっているという。また自分が申請、もしくは承認した案件だけをCSVやExcelでデータ出力できるなど、それぞれ個別の処理もしやすくなっているだけでなく、承認後に一部の項目を編集する場面では、イレギュラーケースとしてメモを残すといった柔軟な運用にも対応できるようになったと高く評価する。

 今回統合型ワークフローにて申請承認のフローを整備したことで、申請を行う側が迷うことなく最適なフローが選択できるようになったことはもちろん、マスター連携できるようになったことで申請内容の不備がなくなり、人事部など申請を受け付ける側の負担も軽減、精度が圧倒的に向上していると現場からの評価も高い。「以前は申請フローが分からずに問い合わせいただくことも少なくありませんでしたが、今はそんな問い合わせは一切なくなっています」と寺田氏。人事系の申請承認業務で見ると、以前は記入ミスなどで差し戻しが多く発生していたが、今は差し戻し率が70%以上減っているという。なお、以前は異動申請や交通費申請、住所申請など人事系のフローは従来それぞれ個別に作られていたが、これらを1つのアプリに集約して該当の項目にチェックを入れることで、申請し忘れなどの防止にも役立っている状況だ。

 kintoneをベースにした統合型ワークフローが現場に広く知れ渡ったことで、ワークフローを管理する各部署から寄せられる要望の精度が高くなっているという。「今までは単純にこの項目を追加してほしいという依頼でしたが、今は項目追加だけでなく、承認されたあとはこの項目だけ編集できるようにして欲しいなど、より現場の運用にマッチした要望が上がってくるようになったことも効果の1つ」と寺田氏。担当者が自分の望む形のワークフローが設計できるようになったことで、入力作業に忙殺されていた担当者の負担が減り、マネージメントや業務改善など本来やるべき業務にしっかりと注力できるようになった点も大きいという。

 プラグインを提供しているアイティーフィットについては、kintoneのノウハウを熟知している点が大きな魅力だという。「単にプラグインの仕様についてだけでなく、kintoneの標準機能とプラグインを組み合わせることでこんな方法で実現できますといった提案までいただけます。曖昧な質問をしても深い部分までヒアリングしたうえでサポートいただけています。kintoneに精通しているからこそであり、アイティーフィットを選択した理由の1つにもなっています」と寺田氏は評価する。使い型動画や必要な機能をピンポイントで押さえたマニュアルなど、自己解決できるコンテンツも豊富に用意されており、機能追加についても要望のなかから多くの声が上がっているものに対してきちんとした対応がとられているなど、企業としての信頼感も高いと評価する。

【今後】ワークフローの活用範囲を広げながら、自動化に向けた取り組みも加速

 今後については、現在は人事系のワークフローを中心に構築したものを、経理系の処理にも展開していきたいと語る。例えば、店舗で発生するレジの打ち間違えの処理報告などは、紙や電話、メールなどの手段が用いられているが、上長が把握しきれていない部分も少なくない。「現場と電話でやり取りしてしまうと、上長が詳細まで把握しきれません。今回人事系のワークフローがうまく展開できたことで、例えば打ち間違えた金額によって課長や本部長に決裁を仰ぐなど、きちんとしたワークフローをkintoneで整備することで、履歴管理も含めて情報の集約を図っていきたい」と寺田氏は力説する。

 また、ワークフローの整備によって承認結果が正規のデータとして活用できるようになったことで、勤怠システムや基幹システムが管理する人事マスター連携、そして総務が管理するアカウント発行の仕組みなど、APIを使って周辺システムと連携しながら自動化に向けた取り組みも行っていきたいと寺田氏は意気込む。さらに、天気や曜日などと売上データを付け合わせて経営企画が手作業で作成しているKPIなどの指標をワークフローに乗せてリアルタイムに表示したり、内部統制のために多くの承認者を設置しているフローを見直して精度の高いワークフローにブラッシュアップしたりといったことも検討したいという。

 ほかにも、小規模事業者でシステム導入が難しい取引先との受発注業務を電子化するための「受発注6」やバーコードにて在庫管理精度を向上させる際に使える「バーコードでPi!kintoneプラグイン」、店舗ごとに契約している各種サービスの継続利用などを漏れなく行うための発注管理に役立つ「サブスクリプション継続請求管理アプリ」など、アイティーフィットが提供する各種kintoneプラグインにも興味を持っていると最後に語っていただいた。

取材:2021年8月吉日、掲載:2021年9月24日

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