ERPは働き方改革に活用できる!?業務のIT化で働き方を改革:公認会計士のためのERP講座【PR】

  • 2018/4/3

公認会計士のためのERP講座_サムネイル

本コーナーでは、ERPパッケージ・MA-EYES [エムエーアイズ]を提供する株式会社ビーブレイクシステムズが公認会計士の皆様に、ERPに関連するちょっと役立つコラムをお届けします。

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今回は、ERPを活用した業務効率化についてお届けします。

働き方改革は待ったなしで、企業の対応策が急務

現在政府は、少子高齢化の流れに歯止めをかけ、誰もが活躍できる「一億総活躍社会」の実現に向けて、「働き方改革」を最重要課題として取り挙げており、関連法案について今国会での成立、2019年からの施行を目指しています。

少子高齢化を迎えた日本では、既に人口減少が始まっており、このまま労働力人口の減少がすすむと経済が縮小してしまう可能性があります。こうした状況を打破するためにも従来の日本人の働き方を改革することにより「日本経済再生」することが喫緊の課題となっています。

さて、働き方改革は、大企業を中心として既に取り組みが始まっています。この理由として、近年、大手企業などで長時間勤務の末の過労死や自殺が相次いで発覚した問題や、介護や病気の治療による離職者の増加、労働力人口が急速に減少したことによる人手不足問題などが顕著になってきたことなどが挙げられます。このように、働き方改革が動き出している今、全ての企業において働き方改革への取り組みは、まったなしの状況といっても過言ではありません。

日本経済再生のカギは「労働生産性向上」と「労働参加率向上」の実現にある

労働力人口が急速に減少し今後増加の見通しがたたない中で『日本経済再生』を実現するためにはどのような改革を行っていったらよいのでしょうか。

働き方改革では、継続的な経済成長を続けていくために、より多くの人に労働に参加してもらう「労働参加率向上」と、労働者一人一人の生産性を向上させる「労働生産性向上」という目的があります。

働き方改革目的_図1

そもそも労働力の確保が難しい中で、経済成長を続けていかなくてはならないのですから労働生産性向上こそが最重要課題であることが明白です。労働生産性は、人材育成、技術革新、設備投資などにより無駄な業務の見直しや改善を行うことで向上させることができます。

労働参加率は、少しでも多くの人が労働に参加できる労働環境の整備により向上させることができます。現在病気の治療・子育て・介護などでやむを得ず仕事を離れている多くの人たちも再び労働に参加可能な柔軟な働き方の推進が必要です。

労働生産性向上と労働参加率向上は、それぞれ経済成長と相関にあり、いずれかの増加(減少)が経済成長の増加 (減少)を伴う傾向があるため、労働生産性向上と労働参加率向上は経済成長における大きな鍵となります。

働き方改革実行計画における大テーマ

さて、働き方改革実行計画には、関係閣僚、経済関係者や有識者などが集まり議論し、どのような施策をいつまでにどのように実現するか具体的に指針が示されています。働き方改革実行計画におけるメインテーマは、大きく4つあります。

図:労働生産性向上と労働参加率向上を実現する4つの施策

図:労働生産性向上と労働参加率向上を実現する4つの施策

出典:「働き方改革実行計画概要」(首相官邸)を加工して作成

図は、「労働生産性向上」「労働参加率向上」を実現する解決策ですが、働き方改革は限られた人的リソースを有効活用し高品質のサービス提供を行うことが求められるため『労働生産性向上に向けた環境整備』が一つのゴールになると思います。

実現には、様々な方法がありますが、弊社はITシステムで業務改善をお手伝いした経験をもとに、ITを活用した労働生産性向上についてご紹介します。

現状分析と将来あるべき姿を検討することで
~ムダな業務や労働生産性向上のポイントが見えてくる~

働き方改革の目的は、労働生産性向上にあります。次の手順を踏むことでより効果的なITシステムを用いた生産性向上を図ることができます。

労働生産性向上とITシステム活用の4つの手順

【ステップ1】今の姿を現状分析する

【ステップ2】将来のあるべき姿を検討する

【ステップ3】ITシステムで業務や業務プロセスの徹底

【ステップ4】経営情報の見える化

 

【ステップ1】今の姿を現状分析する

まず事務処理手続きなどの業務の棚卸しを行います。システムはあくまでも業務を正しく円滑に処理するための手段に過ぎないため、第一に現行の「業務(内容)」、「業務プロセス(流れやルール)」などを分析することでムダな業務や根本的な課題や要因が明確になり、ITシステムを導入した際に結果として効率的な改善に繋がります。

ここでは、部分的な業務の流れを見るのではなく、会社全体を俯瞰して業務の流れを考えることが重要です。手順を定めにくい業務も含め、職務の分担や命令系統を明確にした上で、稟議や届出申請、報告書の提出など各種申請のワークフローなどの棚卸しを行うと良いでしょう。

【ステップ2】将来あるべき姿を検討する

次に、ステップ1で行った現状分析を基に、これから目指す「将来のあるべき姿」について考えていきます。

具体的には将来の自社の業務の流れやシステム導入後の姿についてです。その上で、予算や期間を含めた上で「今の姿」と「将来のあるべき姿」の差異について考え、新たな業務プロセスを定めていく必要があります。

将来構築するシステムが、例え理想の姿までは届かなかったとしても、どこまでであれば実現が可能かを考え、各課題に対し優先順位をつけて解決策を立てていくと良いでしょう。

【ステップ3】ITシステムで業務や業務プロセスの徹底

前のステップで定義した新たな業務ルールや業務プロセスを、ITシステムを利用して徹底できるようにすると良いでしょう。

これにより、定めたルールが正しく遵守された状態で、適正なデータ収集が可能になります。ITシステムを利用することで、これまで紙などで運用していた業務フローについて人手を介す必要がなくなり無駄な業務が軽減され業務が効率化します。

【ステップ4】経営情報の見える化

多くの企業では部門ごとに最適化された業務プロセスの中で、ITシステムや表計算ソフトなどを用いて経営情報の管理を行っています。経営レポート作成の際に、データ入力・データ加工作業などを行う必要があります。

これまで、各部門や担当者単位で属人的に業務情報を管理していたため、必要なデータの取り出しが難しい状況にありましたが、今回、ステップ1~3を実施することにより、適正なデータが収集できるようになります。
この様にITシステムを利用して、経営情報を集約化し、無駄な業務処理や入力作業なしで必要なタイミングで経営情報を簡単に取り出せるようにすると良いでしょう。

さて、ITを活用して業務の効率化・労働生産性を図るべく、労働生産性向上のポイントをご紹介してきましたが、次に、当社の提供するソリューションが実現する「働き方改革」対応策についてその具体的効果を紹介いたします。

働き方改革に成果を出すクラウドERP「MA-EYES」

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当社が提供するクラウドERP・MA-EYES [エムエーアイズ]は、企業の業務全般を統合的にサポートします。

公認会計士の皆様であればご存知かと思いますが、ERPとは、企業内の経営資源を企業全体で統合的に管理し、経営の効率化を図るための手法や概念、またはそれを実現するシステムを指します。

ERPを導入することで、経営情報を一元化しいつでも必要な企業活動情報を取り出せるようになるため、働き方改革実行計画における大テーマにおける「労働生産性向上」はもちろんですが、「長時間労働の是正」「柔軟な働き方」を考慮した環境整備を支援するため既に多くの企業でERPが導入されています。

MA-EYES は、経営層からの視点を意識したERPでプロジェクト管理、販売管理、在庫管理、購買・経費管理や作業実績管理、分析・レポート、ワークフローなど豊富な標準機能を予め搭載しプロジェクト型企業の業務全般をトータルにカバーします。
また、企業個別の機能を組み合わせたセミオーダー型導入により、”使える”ERPを実現することができます。

導入形態は、一括導入、SaaS導入等お客様のニーズに合わせた導入が可能です。クラウド対応しているため少人数からでも始められ、本社以外や複数拠点でのシステム利用が可能です。

プロジェクト管理~①時間 ②コスト ③人的リソース~

プロジェクト管理は、プロジェクトを成功裏に完了させるという目的の下で、プロジェクトの3要素である①時間 ②コスト ③人的リソースを詳細に把握し、効率的・効果的に遂行できるよう「正確な」プロジェクト管理(プロジェクトマネジメント)が求められます。

これらをより効果的に管理できるツールとして、様々な種類のプロジェクト管理ソフトが存在しますが、それらの多くが、プロジェクト計画の作成やスケジュール管理などの工程管理ツールです。
企業によっては、工程管理だけでなくプロジェクト内におけるコストや人的リソースを管理したいという高いニーズがあり、それらを実現できる人的リソース・管理ツール機能を備えたERPが当社の製品の強みとする部分です。

さて、MA-EYESの標準的な業務プロセスは次の図のように繋がっており、各部門の業務がシームレスに連携します。

業務プロセス_図4

営業部担当者は、引き合い段階から日々の商談状況をMA-EYESに登録することで、見込み案件情報が日々蓄積されます。立替交通費の申請を行う場合は、システム上の購買・経費申請機能にて上長に申請を依頼し、承認されるとシステム上で確認することができます。

営業部長は、営業担当者の活動状況や見込み案件の進捗状況、予実の達成状況を瞬時に把握することができます。また、見込み案件を多角的に分析し、確度の高い案件先に注目し、現場担当者に適切なタイミングで指示をすることができ成約率の向上に貢献します。

プロジェクトメンバーは、日々の作業内容を実際に作業したタスク毎にシステム上の勤怠・工数入力に登録することができます。

プロジェクトマネージャーは、プロジェクトメンバーのアサインや作業実績の管理、費用の予実績対比を行うことができます。稼働状況をリアルタイムに把握できることで、労働生産性向上やコスト削減をすることができます。

管理部担当者は、請求関連の情報を一覧確認でき、請求日が到来する未請求明細を抽出し請求処理を行うことができます。また一括して複数の債権に対して請求書を発行することができます。また月別の残業時間や対象期間の超過累計時間を超えた労働が発生した場合にアラートにて把握することができ、過重労働に対する対策をたてることができます。

経営層は、様々な経営レポートを見たいタイミングで確認することができます。受注案件だけでなく見込み案件も把握できるため将来を見通した利益管理を行うことができます。

MA-EYESは、日々の業務情報から経営情報といった様々な情報を見える化します。日々の業務で蓄積された情報は組織内で共有でき全社規模でのデータ活用を可能としムダのない効率的な働き方と企業の生産性向上を支援します。

攻めのIT、業務データを経営に利活用していく

IoTやビッグデータ、AIなどITの急速な発展により多くの企業でITをビジネスでいかに利活用していくのか注目されています。一層激化する競争社会を勝ち抜いていくためにITを利活用して市場変化に対応できる体制を構築することが望まれます。

今回の働き方改革において、労働生産性向上がひとつのゴールだと述べましたが、貴社のITシステムの利活用状況は、次の図のどの位置にありますか。

「守り」:企業は無駄なコスト削減により利益が増加し労働生産性が向上します。スタッフのコスト意識を高め利益体質に改善することができます。

「攻め」:コスト削減だけでなく直接的に売上アップを狙うことで利益が増加し労働生産性が向上します。企業はシステムに蓄積されたデータを用いて次の一手を分析することができ、見込顧客の洗い出しや成約率向上などにより効果的な受注に繋がり現場の士気が高まります。

「スピード経営」:変わり行く市場について経営層が迅速な経営判断を求められるシーンが多くあります。正しい経営判断が行える情報をタイムリーに把握できる体制の構築が求められます。

ITシステムの3つの段階

ITシステムの3つの段階

ITシステムには様々な役割があり、自社の成長段階を考慮した上で自社に合ったITシステムを構築することが重要です。そのため、現状分析と将来あるべき姿を定期的に考えることでより費用対効果の高い”使える”ITシステムを利活用することができます。

働き方改革により企業は労働環境の見直しを迫られています。ビーブレイクシステムズは企業の業務の課題解決や経営基盤強化を前向きにサポートしていきたいと考えています。またお客様にとって有用となり得る製品の開発・提供に取り組んでいきたいと考えています。

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