業務改善の積み重ねにより、大量の紙が半分に

株式会社藤井大丸 会計課　上杉様

株式会社藤井大丸

課題

• 自社開発システムでは、テレワークができない
  
• 財務諸表の作成に労力や時間がかかっており、経営判断に必要な数字をタイムリーに把握できない
  
• 各種業務に大量の” 紙 ”を使用するため、その膨大な書類の管理が大変

結果

• 業務効率化に成功し、人的リソースを削減しながら月次締めにかかる日数が3営業日短縮できた
  
• 紙の使用量を半分以上削減、ペーパーレスに繋がった

「経理もリモートワークしてほしい」社長の想いから始まった業務改善

明治3年10月に創業した老舗百貨店である株式会社藤井大丸。京都唯一の地場百貨店として150年以上の歴史を積み重ねています。自社開発システムを長く使われていましたが、経理がリモートワークできるようにとマネーフォワード クラウドを採用され、経理・人事労務の業務改善を行っています。半年で4つのツールをリプレイスし、ペーパーレスや日程短縮の効果を出している同社に導入時の背景や導入後の効果を伺いました。

経営判断に必要な情報を早く正確に出せるチームへ

ーー会計課と人事課で構成されていますが、その体制について教えてください
4部は経理と人事労務の役割を担っていて、そのうち私を含めた8名が経理業務を行っています。百貨店ですので、売上処理に半数以上のメンバーが携わっていて、クレジット、現金、金券など金種によって担当を変えています。加えて、全体の売上管理を担当している者と、自社システムを管理する者がいます。それらをメイン業務とし、それ以外に発生するさまざまな業務を並行して対応しています。

ーー上杉様と4部のミッションを教えてください。
私は2018年ごろに会計課へ異動してきました。それまでは人事全般を担当していましたから、会計の知識は全くありませんでした。今でも私が会計課の在籍歴は1番浅いので、メンバーに助けてもらいながら業務を進めています。 社長は「会計の情報は経営に非常に重要な情報だから、いろんな人に経験をしてほしい」という考えがあり、私が新しい分野に挑戦することになりました。 そんな社長から、会計課は正確な情報をより早く、それを必要としている人に届けることが非常に重要であるということを常々言われていますので、今はシステム切り替えや業務改善を重ねています。

「経理もリモートワークしてほしい」社長の想いから始まった業務改善

ーー会計システムとその周辺システムの切り替えを検討されたきっかけを教えてください
きっかけは新型コロナウイルスの流行でした。今でも一部利用していますが、当時は自社システムをメインで利用していたので、店舗は休業をしていましたが会計課はどうしても出社が必要でした。 また以前より、経営判断に必要な財務諸表の作成に労力や時間がかかっていましたので、数字を活かすことに時間を割けるようにしてほしいという社長の考えもありました。 経営判断に必要な数字でいくと、例えば前日の売り上げ額が確定するのが翌日の15時だったり、月次締めにも10営業日過ぎないと財務諸表を出せなかったりと、本当は日々タイムリーに財務収支を見たいものですがなかなかそうはいかない状況でした。 そのため、リモートワークへの対応はもちろん、経営判断に必要な数字をできるだけスピーディーに把握できる体制づくりを目的に全面的に切り替えることにしました。

業務改善プロジェクトの始動から約半年で4つのツールを導入。

ーー実際にシステム検討するにあたり、どのようにプロジェクトを進行されましたか
リモートワークへの対応や、時流を鑑みて「クラウド」を条件に検討を始めました。とくに、改善を図りたかったのが、会計と勤怠管理でしたので、その2つを中心に2〜3ヶ月で3社を比較しました。 勤怠管理は、それまで紙の勤怠管理表に各自が出社/退社時間を書き入れて、上司がそこに盲判をしていました。客観性から見ても非常によろしくないので長年の課題だったんですけれども、100名程度の会社だと紙の管理ができなくはないという状況で、システムを取り入れるきっかけがなかったんです。けれども、これもあわせて導入することになりました。

ーーマネーフォワード クラウドの導入の決め手を教えてください。
サービス導入に向けて、私含め5人ほどのチームを組んで検討してたんですけれども、「やっぱり見た目も大事」という話が出ました。例えば、マネーフォワード クラウド勤怠は画面がすごくシンプルで非常にわかりやすくて、利用者である従業員から見てもとっつきやすくて、使いやすそうに見える印象も重要というのがありました。それもマネーフォワード クラウドの決め手の一つにはなったと思います。 その他に、コストの面でのメリットもありましたし、導入サポートがしっかりしていた点も大きかったです。

ーー複数のプロダクトの導入いただきましたが、導入当時に苦労した点はありますか？
マネーフォワード クラウドにしようと決定したのが2020年の8月だったのですが、9月の導入開始を目標に掲げていました。2ヶ月もない中で、まずはマネーフォワード クラウド勤怠の導入に取り掛かり、マネーフォワード クラウド会計と経費は10月に運用を開始できるようにデータ移行をし、と五月雨式に導入を進めていきました。導入を担当したメンバーが必死で当時やってくれまして、導入当初も大変だったんですけれども、やりながら修正を繰り返してなんとか運用を開始することができました。スケジュールがタイトだったので、一時的に担当者の負担が大きくなってしまったところはありましたね。 また、自社システムを長く使ってきたましたので、システムの入れ替えや、今までのやり方を変えることに、後ろ向きな意見もありました。特に、導入後は全く今までとやり方が変わりましたので、慣れるまでに私自身も非常に苦戦して、こんな状態で決算までいけるのかという不安はありました。 以前の方が「わかりやすかった」「良かった」といったちょっとした不満も当時は出ていましたが、慣れていくと今の方がもちろん断然便利で早いし、今ではそういう不満が一切聞かれなくなりました。

業務改善の積み重ねにより、大量の紙が半分に

ーー導入効果を感じていますか。
会計面では月次締めにかかる日数が3営業日は確実に早くなりました。会計課メンバー数名の退職もあり、振り返ると業務の見直し自体も必要な時期だったと思います。導入時は大変な時もありましたが、今では人数が減っても月次締めにかかる日程を短縮できています。 また、初めてマネーフォワード クラウドを使って年末調整を実施した時には、これまで一人一人に用紙を配って、回収し、チェックして・・とやっていましたが、一切紙の配布がなくなりました。スマートフォンで操作する従業員が多かったと思うんですけれども、アンケートに答えて提出書類ができるので「わかりやすい」という声もありましたし、何より紙の削減に繋がったのは非常によかったです。 従来、年末調整業務は会計課でやっていましたが、マネーフォワード クラウド給与を利用するようになってから、給料に関する業務を人事課で担当するようにしたんです。従来だと人事情報の変更があれば人事課から会計課に専用の用紙で情報を渡して、システム担当者が情報更新して、、といった分業も発生していましたが、そういったこともなくなりました。 あとは、債務支払ですね。電子帳簿保存法にも対応されていますから、特に何かする必要もなく、法令対応できているのも非常にありがたい点です。 どれにおいても言えることですが、本当にそれまで大量の紙を使っていた部署でしたので、まだ全部とは言えないものの導入以前と比較すると半分以上は削減できたのかなと思います。ペーパーレスに繋がっている点も非常に良いですね。

ーーペーパーレスを一番実感するのはどういった業務でしょうか。
会計課で言うと日々の仕訳です。1日複数枚の振替伝票や支払伝票を毎日発行してまして、1ヶ月経つと厚さ10センチ以上の束になるぐらいだったんです。 また、人事課では、全従業員の勤怠管理表を紙で管理していたので100枚ほど毎月保管していました。年間になると膨大な量になりますので、これらが全て無くなったのは非常に嬉しいです。

ーー今後の展望を教えてください。
自社システムを使っている業務がまだいくつかありますので、切り替えを検討したいと思っています。自社システムと並行運用していますが、保守費用などと比較すると本当に月々この価格でこれだけの仕事ができるんだと思っていますので、コストメリットは非常に大きいと思います。 今まで使ってたものからクラウドとなるとすごく複雑で難しくなるんじゃないかという心配もありましたが決してそうではなくて、初めて導入する方にとってもわかりやすい仕組みになっていると思います。 システムの担当者しかわからない状況を無くしていくことが当面の目標です。

※掲載内容は取材当時の情報です。