このコーナーでは、弥生のサービスを活用して、会計事務所経営を効率化した弥生PAP会員様をご紹介していきます。
今回は、弥生の記帳代行支援サービスを活用している髙野妙子税理士事務所様をご紹介いたします。
平成24年（2012年）1月に開業された髙野妙子税理士事務所様。さまざまな経営スタイルの税理士事務所がある中で、代表の髙野妙子先生は、お客様もご家庭も大事にされたいという理由から、おひとりでの独立を選択され、ご活躍されています。
そんな髙野先生が、弥生の記帳代行支援サービスを導入された理由とは？おひとりでの事務所経営に感じていた課題、また、それをどう解決されたのかを伺いました。
本記事の目次
- 今回ご紹介するサービス
- 今回インタビューした会計事務所
- 導入前の課題 –記帳代行支援サービス
- 選んだきっかけ –記帳代行支援サービス
- 導入の手順や手間 –記帳代行支援サービス
- 導入後の成果 –記帳代行支援サービス
- 使ってみた印象と感想 –記帳代行支援サービス
- 記帳代行支援サービスへの要望
- 記帳代行支援サービスを検討している会計事務所へのメッセージ
今回ご紹介するサービス
弥生の記帳代行支援サービス
会計事務所の記帳代行業務を自動化・効率化するサービスで、弥生PAP加入の会計事務所が利用できます。
記帳代行支援サービスでできること
紙証憑のデータもインターネットバンキングのデータも、弥生の記帳代行支援サービスを利用して自動で仕訳に変換することで、会計事務所の記帳代行業務を自動化・効率化します。納品された仕訳は、「弥生会計AE」で、仕訳と元の紙証憑の画像を同時に確認可能です。
記帳代行支援サービスの特徴
- 証憑データのお預かりから1営業日で納品
- 入力・確認・修正にかかる工数を減らし、相談などの付加価値業務の時間を増やせる
- 担当者ごとの品質バラつきやミスも減らせる
記帳代行支援サービスの料金や詳細については、下記をご確認ください。
今回インタビューした会計事務所
髙野妙子税理士事務所
平成24年（2012年創業）、新潟県新潟市中央区に事務所を構える。クライアントは、サービス業、デザイン関係、広告業、病院など30件、法人と個人事業主の比率は約5対5程度。
新潟県新潟市中央区を中心に、新潟市内全域、新発田市、阿賀野市他に対応。
代表者：髙野 妙子（税理士）
新潟大学理学部化学科卒業。税理士事務所で法人、個人、資産税などの税務実務に従事した後に、文京学院大学大学院経営学研究科税務マネジメントコース修了後、税理士登録。平成24年（2012年）1月に髙野妙子税理士事務所を開設する。
事務所概要
- 事務所の人員数： 1名（代表者のみ）
- WEBサイト：https://takanotaeko-zei.com/
- 顧問先数：約30件（法人・個人合計）
- 顧問先の売上高：3千万円～3億円（法人顧客）
- 使用会計ソフト：弥生会計
- 顧問先が使用している会計ソフト：主に弥生会計
- 記帳代行支援サービスを使い始めた時期：2020年11月頃
- サービスの方針：
- 月1回、お客様を訪問し、経営や会計・税務の相談にのる
- 記帳代行は原則行わず、一部、必要なお客様にのみ提供
- 事務所経営における方針：
- 作業を代行するのではなく、お客様からの相談にのり、悩みや課題を解決することを重視
- 事務所の規模拡大よりもワークライフバランスを重視
※事務所概要は記事公開時点での情報です。また、本記事は2021年3月31日に行ったインタビューを元に執筆しています。
導入前の課題 –記帳代行支援サービス
―髙野先生の事務所では、従来は記帳代行業務をどのように提供していましたか？
当事務所は、私ひとりで経営しているので、お客様には基本的に自計化をお願いしており、記帳方法の指導やお客様が作ったものをチェック・修正することを基本としています。
ただ、一部のお客様から、自分で記帳をする余力がないので、当事務所で記帳をしてほしいというご要望をいただくこともあります。その結果、法人の月次決算が完了するとすぐに記帳代行に取りかかる必要があり、月初が忙しく大変な状況でした。
また、確定申告シーズンの2月、3月は私自身が記帳を行うこととなり、ワークライフバランスが保てないという課題がありました。
一方で、私自身は、子育てと税理士業を両立していることから、家事や育児を行う必要がある朝や夕方を避けた、時間に柔軟な働き方をしています。
そのため、本来であれば人を雇って記帳業務を任せた方がよいのかもしれませんが、9時に事務所を開けて17時に閉めるという働き方が難しく、採用にも踏み切れない状況でした。
- 法人顧客の月次決算を終えるとすぐ記帳代行に取りかかるため、月初が忙しく大変だった。
- 繁忙期の2月、3月は休みを削って自分で入力を行わなければならなかった。
- 家庭と両立した働き方をしていたため、9時－17時の定時勤務が難しく、従業員の採用を行いにくかった。
選んだきっかけ –記帳代行支援サービス
―今回、弥生の記帳代行支援サービスの導入を決めたポイントはありますか？
私自身、時間がなくて記帳代行を引き受けられず悩んでいたときに、弥生さんの営業担当の方から勧められたのがサービスを知ったきっかけでした。
3ヶ月無料キャンペーンがあったので、最初はお試しで始めてみたところ、効果を実感できたので導入させていただきました。無料期間で効果を確かめてから決断できたので、導入しやすかったです。
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- 3ヶ月無料キャンペーンで効果を実感できた。
導入の手順や手間 –記帳代行支援サービス
―初めはどのようなお客様から導入しましたか？
記帳代行のお客様のうちスキャンをしやすい1、2社を選んで試してみました。
そうしたところ使い勝手が良かったので、導入できるところはすべて記帳代行支援サービスを利用しようと思い、どんどん増やしていきました。現在は、記帳代行を行っている10社弱のお客様すべてに弥生さんの記帳代行支援サービスを導入しています。
―記帳代行支援サービスを導入するとき気になる点はありましたか？
システムの仕組みや操作方法、システムの構造を覚えること、スキャナに慣れることなど、すごく難しいわけではないのですが最初のところで少しとまどいを感じました。
ただ、私の場合は、弥生さんの営業担当の方が、Zoomの画面共有や、電話で懇切丁寧に何度も説明してくださいました。最初の接続や、導入もしていただけましたし、スキャナで読み込ませた後のデータ取り込みや確認の方法、付箋の意味など、本当に細かく説明をしてもらえたのでとても助かりました。
―記帳代行支援サービスを導入して、お客様との資料のやり取りなど、業務の流れに何か変化はありましたか？
以前は、証憑をノートなどの紙に貼り付けて、送ってもらうことが多かったのですが、私の方でスキャンしやすいように、貼らない状態で送ってもらうように変更しました。
お客様としては貼る手間がなくなりますし、従来どおり紙に貼りたいお客様はこちらでスキャンした後に貼っていただけるので、変更を素直に受け入れてくれた方が多く、ネガティブな反応はありませんでした。
今後は、お客様の方でクリアファイルに科目ごとにレシートを分けて提出してもらえるようになったら、さらに効率が上がるのではないかと考えています。
- 導入に際して少しとまどいがあったが、弥生担当者からZoomや電話で細かい説明があり助かった。
- お客様にレシートなどの証憑を紙に貼り付けて提出してもらっていたが、スキャンをするためにそのまま送ってもらう方法に変更。お客様にとって負担が減るのでネガティブな反応はなかった。
導入後の成果 –記帳代行支援サービス
―記帳代行支援サービス導入後は何か変化はありましたか？
12月、1月の繁忙期は、お客様から記帳代行の資料をお預かりしてもなかなか対応できず、申告期限まで時間がなくプレッシャーもありましたが、記帳代行支援サービスは短期間で納品してくれるため、早めにお渡しできるようになり、精神的にも楽になりました。
今年はコロナ禍の影響で確定申告の申告期限が伸びたので、資料をお預かりするタイミングが例年より遅いお客様もいましたが、記帳代行支援サービスのおかげで去年より早く仕上げることができて、「もうできたの！？」と驚かれることもありました。
- 繁忙期に遅くなりがちだった記帳代行の納品を早めに行えるようになった。
- ギリギリに資料をもらっても短期間で記帳が完了するため、精神的にも楽になった。
使ってみた印象と感想 –記帳代行支援サービス
―記帳代行支援サービスは使いやすかったということですが、具体的にどの辺が良かったのでしょうか？
実は、導入前は、スキャンが手間になるのではないかと心配していましたが、実際やってみると、自分で入力するよりも早くできたので、そこが一番大きかったです。
実は、以前、スキャナを使った記帳代行を試みたのですが、操作性が悪く、フォローアップもなくて頓挫しました。しかし、今回は、弥生さんからScanSnap（スキャンスナップ） iX100というスキャナをお借りしているのですが、そちらが高機能でとても助かっています。
ScanSnap（スキャンスナップ） iX100は、小さくて、自宅に持ち帰って夜に作業もできます。操作も簡単で、電源につないでカバーをあけたら起動しますし、色々ボタンを押さなくてもスタンバイ状態になるので、使い方がとてもわかりやすいです。
また、解像度も高くて、読み込みが早く、上下逆に読み込んでも自動で補正されるので便利でした。想像した以上に使いやすくて満足しています。
―成果物の品質についてはいかがでしたか？
最初は直さなければいけないこともありました。例えば、仕入先から購入したものでも、仕入で処理するものもあれば消耗品費になることもあります。納品されたデータは、仕入先と取引したものは仕入と決まってしまうので、修正が必要でした。仕訳登録が細かくできるようになると助かると感じました。
ただ、このようなチェックや修正の時間を入れたとしても、以前と比較してかなり楽になっていることは確かです。
―記帳代行支援サービスの値段は、高いと思いますか、それとも安いと思いますか？
当事務所としては、記帳代行支援サービスを利用することで、その分の費用がかかることになりますが、記帳にかかる時間が減った分色々なことができるので、メリットの方が大きく、料金としては安いと感じています。
もともと人を雇いたいという気持ちはありましたが、教える手間や、辞めるリスクなど、色々気を配らなければいけないこともあり躊躇していました。それを考えると、この料金は本当に安いと思います。
- 料金はかかるが、時間を確保できること、また、人を雇うコストを考慮すると、料金を上回るメリットがあり、安いと感じる。
記帳代行支援サービスへの要望
―記帳代行支援サービスの内容についてご要望はありますか？
手書きの現金出納帳を使っているお客様が結構いらっしゃいますが、今は読み込みができません。ゴールデンウィーク明けに読み込みができるように改善されるとお聞きしているので、すごく楽しみにしています。*
*現在は手書きの現金出納帳の読み込みも可能となっております。
あと、私の場合は、導入時に弥生さんの営業担当の方から細かく説明していただけて助かりましたが、冊子などまとまったものがあれば良いと思いました。
- 導入時に、冊子や動画など、導入パックのようなものが用意されていると良い。
記帳代行支援サービスを検討している会計事務所へのメッセージ
―記帳代行支援サービスを導入し、時間に余裕ができたとのことですが、今後の展望はありますか？
記帳代行支援サービスを導入して、時間がかなり確保できるようになったこと、お客様に早くサービスを提供できるようになったこと、お客様の相談に時間が使えるようになったこと、人を雇わなくて良くなったことなど、本当にたくさんの成果が上がっています。
私は、事務所を大きくすることよりも、お客様に柔軟にサービスを提供すること、家庭と両立し自分の時間を大切にすることを重視して、ひとりで行う経営スタイルを意図的にとってきたため、弥生さんの記帳代行支援サービスは私の仕事のスタイルにとても合っていると感じています。
今後は、確保できた時間でお客様を大事にしつつ、家庭もより大事にしていきたいと考えています。
―導入を検討している会計事務所の皆様に向けて、メッセージをお願いします。
弥生さんの記帳代行支援サービスを導入する前までは、私も「自分で入力したほうが早い」と思っていましたし、他人様にお願いすることを躊躇して自分で記帳を行っていましたが、誰かにお願いすることで、自分のキャパシティが広がるので、使ってみて損はないと実感しています。
事務所規模に関わらず先生の時間は一番大事ですし、すべての源になるものなので、先生の時間は作業ではなく別のことに使うのが良いと思います。弥生さんの記帳代行支援サービスを導入してから、おかげさまで私もそれができるようになっています。ご自身の時間を創出して、自分の幸せのために時間を使っていただきたいと思います。
弥生さんには、有効に活用できるサービスを開発していただいてありがたいと感謝しています。
―本日は、貴重なお話やご意見をありがとうございました。
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