決算業務のリモート化をきっかけに業務改革。チーム全体の工数が削減 – マネーフォワード クラウド 導入事例【PR】



決算業務のリモート化をきっかけに業務改革。チーム全体の工数が削減

Japan Digital Design 株式会社

Japan Digital Design 株式会社 Corporate Planning Div. Manager 高田優様 Corporate Planning Div. 豊田ひかり様


Japan Digital Design 株式会社

Japan Digital Design 株式会社様

次世代金融サービス及びプロダクトの企画開発

課題

  • 既存のツールでは集計作業書類作成後の確認に時間がかかる
  • 決算以外の業務フローにおいてリモート対応できていない
  • 勤怠管理は手作業がメインで処理に半日かかる

結果

マネーフォワードの公開資料から会計Plus導入へ

マネーフォワードが公開した「四半期決算をテレワークで乗り切った方法」をきっかけにご導入いただいた、三菱UFJフィナンシャルグループのJapan Digital Design 株式会社(以下、Japan Digital Design)様。少数精鋭のコーポレート部門と社内全体の業務効率化を目的にご選定いただきました。その背景や導入効果をお伺いしました。

少数精鋭の部門だからこそ、業務効率化の必要性を感じた

高田様:弊社は2017年10月に三菱UFJ銀行内にあったイノベーション・ラボという組織をスピンオフして設立しました。事業内容は主に2つあります。1つはプロデュース事業でもう1つはソリューション事業です。プロデュース事業の領域は、今までにないサービスをいち早く市場に対して提供すること。ソリューション事業は主にMUFGに向けたものになりますが、AIやデジタルを活用してグループのサービスを高度化することを手がけています。デザイナーやエンジニア、データサイエンティストなど、銀行業界とは異なる領域のメンバーが活躍しており、“金融の新しいあたりまえ”を生み出すべく新たに設立されました。

2020年9月現在、社員数は90名で、コーポレート部門は5名の少数精鋭で幅広い業務を行っています。会計財務・HR領域ともにそれぞれ実質1名で、つい先日HR領域のメンバーが1名増えました。会計財務領域では、税理士法人にアウトソーシングしていて、チェックや書類作成を私が行っています。もともと使っていたツールでは集計作業や書類作成後の確認に時間がかかっていました。チーム体制は変わりませんが、経営企画や管理、監査等、コーポレート領域における業務の幅が増えていたので、長期的に見て改善が必要だと感じていました

CEOの「マネーフォワードがリモート決算対応してるぞ」の一言から始まった業務改革

高田様:ちょうどコロナ禍の自粛期間中、企業がテレワークに切り替える中、マネーフォワードが自社会計ソフトを利用して、テレワークで四半期決算を乗り切ったんですよね。その話を聞きつけた弊社CEOの「マネーフォワードがリモートで決算対応しているぞ」という一言から、会計業務の自計化を図ることになりました。そこから、決算のリモート化のノウハウを教えてもらおうと、マネーフォワードの経理本部長や営業の高桑さん(写真右)をご紹介いただきました。実は、決算のリモート化はなんとなく当時使っていたツールでもイメージはできていたので、あくまでノウハウだけ教えてもらうつもりだったんですが、お話を伺っていく中で、決算だけではなくてそもそも全ての業務フローを変える必要があると考えるようになりました。というのも、決算対応だけをリモートで対応しても、他の業務が増える可能性は大いにありますので、今の業務をより効率化しなければどこかで歪みが起こると想像したからです。それが、業務フローを変えようと思ったきっかけでした。 特に運用ルールや手続きについては、設立当初に銀行のルールを踏襲して作成していたので、今の会社にとって重厚感があり、課題に感じていました。一方で、変えるきっかけも無かったので、時間や工数がかかると想定して手をつけられていない領域でした。 全て自社のルールに当てはめようとすると、実際のところマネーフォワードでは足りないところはありました。運用ルールやフローは基本的にマネーフォワードに合わせています。 また、営業の高桑さんにこういうことやりたい、こういう事に困っているとよく問い合わせしていました。すぐに回答をくださり、急な打合せも嫌な顔ひとつせず対応してくれました。

東京の緊急事態宣言発令以降は原則リモートワークとなり、社員のほとんどは出社していませんでしたが、唯一出社していたのが私でした。決算、株主総会、取締役会など業務が立て込んでいましたが、CEOから決算のリモート化について期限を決められて良かったというのが後の感想です。
結果的に、マネーフォワードを導入することになりましたが、CEOは「話を聞いておけ」程度のつもりだったようで、稟議を上げた際に驚いていました。

本業に集中できる環境を提供するコーポレート部門へ

高田様:弊社はエンジニアやデータサイエンティスト、デザイナーが多く在籍していますが、職種に関係なく、稟議書の作成や経費精算をしてもらっていました。一方、事務手続きに慣れておらず、確認するコミュニケーションや作業そのものが無駄な時間になりがちでした。金額に関わらず、全てに承認や稟議が必要でしたが、これまでのルールを調整しました。今回、承認フローを柔軟にしましたが、承認者側の意識改革も必要だと感じました。

豊田様:勤怠管理もこれまでは集計が手作業でした。勤怠情報をCSVダウンロードし、Excelで集計後、ダブルチェックのため確認依頼をしていました。私と確認担当者のおよそ半日がかかるイメージです。計算や確認漏れが発生するリスクがあるので、手作業は避けたかったのですが、多様な雇用形態のため対応する勤怠管理ソフトがないと思い、そのままになっていました。マネーフォワード クラウド勤怠の導入前は、トライアルで実際の画面を見ながら検証していきました。問い合わせ機能が充実しており、クラウド勤怠の画面に表示される「けいたくん(AIチャットボット)」にも助けられました。社員からの質問があってもチャットボットに質問して解消していました。半日かかっていた業務がどれほど短縮されるかが今後の楽しみです。

高田様:マネーフォワードを導入してから、専門性の高い社員の時間捻出ができたと思います。また、私自身も経理財務にかける時間は減って、企画など本来時間を費やしたい領域への時間捻出ができるようになりました。 一番の要因は面倒な作業が少なくなったことだと思います。とくに、アウトソーシング先の税理士法人と同じ環境でリアルタイムでデータが見れるので、チェックや可視化にかかる時間が削減できています。自動化においても、これまで必要だった通帳コピーや領収書のPDF送付が無くなり、チーム全体の作業時間が削減されています。
作業は今後ますますオートメーション化されていくと思いますし、こういう会社なので社員に負担をかけたくないと思っています。人がやるより安いと割り切ってツールを利用していきたいと思いますし、そこで削減できた時間を企画など付加価値業務にシフトしていきたいと考えています。

※掲載内容は取材当時の情報です。

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引用元:決算業務のリモート化をきっかけに業務改革。チーム全体の工数が削減 – 「マネーフォワード クラウドERP」導入事例



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