【PR：DataSnipper（データスニッパー）様】
Excelで使えるOCRが変えた請求書処理と働き方
- 会社名 株式会社経理チーム
- 従業員数 約70名
- 分野 財務・経理
株式会社経理チームは、財務・経理業務のアウトソーシングを通じて、中小企業の経営者を幅広くサポートしています。日々の経理処理だけでなく、予算や事業計画の作成・更新、重要指標の管理といった経営に関わる領域まで対応。現在は100社以上のクライアントを支え、現場のニーズに即した実践的な支援を提供しています。
今回は、同社がDataSnipperを導入した背景と、その活用方法について話を伺いました。
導入のきっかけ
DX化の波が加速するなか、マニュアル作業の負担を軽減できるソフトウェアを探していました。そのタイミングで、シンガポールで開催された会計コンベンションへ参加した際に、展示ブースでDataSnipperのデモを目にしました。OCRを用いて紙からExcelへのデータの取り込み、照合・編集といった一連の作業がスムーズに行われるのを目の当たりにし、請求書などの書類をデータ化・一覧化する業務に活かせると感じました。次々にリリースされる最新のツールを待つのではなく、まずは実際に使ってみることが大切だと考え、導入を決めました。
「今まで試したOCR搭載のソフトウェアの中で、DataSnipperはExcel上でそのまま編集・加工できる点が圧倒的に便利。手入力の負担が軽減され、請求書処理やデータの一覧化の作業時間短縮が実現できました。」
神邊 由香 氏、シニアアテンダント
ソリューション
DataSnipperの最大の魅力は、使い慣れているExcel上で操作できること。今までマニュアルで行っていたデータの抽出・修正・加工といった作業が、自動化機能によって簡単な操作で完結できるようになり、業務効率が大幅に向上しました。OCRで一部の書類が正しく読み取れなくても、元データを横に表示しながら手軽に修正できるため、相互参照の作業もスムーズに進められています。
また、DataSnipperでは、どの情報がどの書類から引用されたのかを一目で確認できます。情報を含んだセルをクリックするだけでエビデンスが表示されるため、作業内容を複数メンバーでレビューするのも効率的になりました。
さらに、動画付きマニュアルが整備されていることで、英語のUIでも問題なく運用できる点も安心材料の一つです。
手入力が必要な作業が減ったことで、タイプミスなどの人為的ミスも減少。業務の負担や時間も大きく軽減されました。また、人の目によるチェックに加えてツールでも確認できるようになったことで、より一層の安心感をお客さまにも提供できるようになりました。
こうして削ることのできた時間は、休憩時間やもっとクリエイティブになるための時間に充てており、ワークライフバランスの向上にもつながっています。
さらなる活用に向けて
今後は、DataSnipperを社内業務全体に広く展開し、さまざまな業務におけるデータ化・簡略化の可能性をさらに探っていく予定です。まずはツールの活用ノウハウを社内に蓄積し、具体的なユースケースを共有することで、より実用的な使い方を定着させていきたいと考えています。
また、DataSnipperを活用した資料をお客さまに提出する際には、照合元と照合先を並べて提示することで、お客さま自身による確認作業の負担軽減にもつなげていければと考えています。社内外の双方で業務効率を高める手段として、今後も活用の幅を広げていきたいです。
請求書処理の大幅な時短
Form Extractionを使って、約150の請求書を一括で処理できるようになり、手入力の手間が大幅に削減できました。
照合作業の効率化と精度向上
Excel上で元データのエビデンスと抜き出した数値を並べて確認できるため、複数メンバーでの作業内容のレビューがスムーズに行えるようになりました。
働き方の改善と時間の有効活用
削減された作業時間は、追加業務ではなく休憩やもっとクリエイティブになるための時間に充てており、ワークライフバランスの向上にもつながっています。
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