このコーナーでは、弥生のサービスを活用して、会計事務所経営を効率化した弥生PAP会員様をご紹介していきます。
今回は、弥生の記帳代行支援サービスを活用しているさの会計様をご紹介いたします。
平成25年（2013年）4月に開業された、さの会計様。
さまざまな経営スタイルの税理士事務所がある中で、さの会計様は、中小企業の経営者支援を主眼として、月次決算書による業績の見える化、利益予測や納税予測など、きめ細やかなアドバイスを行い、ご活躍されています。
そんな、さの会計の佐野先生が、弥生の記帳代行支援サービスを導入された理由とは？他社の記帳サービスに感じていた課題、また、他社の記帳サービスから弥生に切替えた理由、記帳代行に関する課題をどう解決されたのかを伺いました。
本記事の目次
- 今回ご紹介するサービス
- 今回インタビューした会計事務所
- 記帳業務の課題 –記帳代行支援サービス
- 弥生に切り替えたきっかけ –記帳代行支援サービス
- 切り替えで気になった点や手間 –記帳代行支援サービス
- 導入後の成果 –記帳代行支援サービス
- 使ってみた印象と感想 –記帳代行支援サービス
- 記帳代行支援サービスへの要望
- 記帳代行支援サービスを検討している会計事務所へのメッセージ
今回ご紹介するサービス
弥生の記帳代行支援サービス
会計事務所の記帳代行業務を自動化・効率化するサービスで、弥生PAP加入の会計事務所が利用できます。
記帳代行支援サービスでできること
紙証憑のデータもインターネットバンキングのデータも、弥生の記帳代行支援サービスを利用して自動で仕訳に変換することで、会計事務所の記帳代行業務を自動化・効率化します。納品された仕訳は、「弥生会計AE」で、仕訳と元の紙証憑の画像を同時に確認可能です。
記帳代行支援サービスの特徴
- 証憑データのお預かりから1営業日で納品
- 入力・確認・修正にかかる工数を減らし、相談などの付加価値業務の時間を増やせる
- 担当者ごとの品質バラつきやミスも減らせる
記帳代行支援サービスの料金や詳細については、下記をご確認ください。
今回インタビューした会計事務所
さの会計（正式名称：佐野敦士税理士事務所）
平成25年（2013年創業）、愛知県一宮市に事務所を構える。クライアントは約90件で、記帳代行割合は70％程度。愛知県を中心に、岐阜県にも対応。
代表者：佐野 敦士（税理士・中小企業診断士）
さの会計 代表 税理士・中小企業診断士 佐野 敦士 様
慶應義塾大学商学部卒業後、名古屋市内の銀行で中小企業融資の営業に携わる。その後、税理士を目指し、名古屋市内の税理士法人等で法人、個人の税務に従事。平成25年（2013年）4月に佐野敦士税理士事務所を開設する。
事務所概要
- 事務所の人員数： 8名（税理士1名、正社員3名、パート3名、派遣1名）
- WEBサイト：https://www.taxsano.com/
- 顧問先数：約90件（法人70件・個人20件）
- 顧問先の売上高：1千万円～10億円
- 使用会計ソフト：主に弥生会計（もしくは弥生会計オンライン）、Money Forwardクラウド会計
- 記帳代行支援サービスを使い始めた時期：2021年7月
- サービスの方針：
- 会計参謀を使って月次決算書（月次の分析資料）を作成し、経営アドバイスも行っている
- 代表の銀行勤務経験を活かして、資金繰りや融資のアドバイスも行っている
- 愛知県という土地柄、自動車関連の製造業の顧客も多く、製造業を対象とした減税及び補助金制度、事業承継税制のアドバイスを得意とする
- 顧問先との面談は、オンラインで、訪問、来所など顧問先の要望に合わせて対応している
- 面談の回数に合わせて顧問料を決定する、明確な料金体系を採用
- 事務所経営における方針：
- 仕組み化できるサービス提供を心がけ、毎月のルーティン業務をスタッフだけで完結できる組織づくりや人材育成を意識している
- 組織として安定的にサービスを提供できるように、記帳代行、決算書・申告書作成といった基本的なサービスを必要とするお客様をまずは増やしていく
※事務所概要は記事公開時点での情報です。また、2022年8月4日に行われたインタビューを元に執筆しています。
記帳業務の課題 –記帳代行支援サービス
―さの会計様では、従来は記帳代行業務をどのように提供していましたか？
4年ほど前に、弥生に先駆けてサービスをリリースしていた他社の記帳サービスを導入しました。
当時はまだ、2人しかスタッフがいませんでしたので、記帳にかける時間を削減しようと、レシート類が届くとそのままそれをスキャンし、そのデータを記帳サービスに読み取らせて、仕訳を行い、それを会計システムに連携させるという形でした。
―その中で何か課題はありましたか？
当事務所は、弥生会計をメインで利用しているので、他社の記帳サービスで仕訳されたデータを一度CSVで出力して、弥生会計に取り込むという作業が必要でした。そのひと手間があったのと、CSVの取り込みミスが生じる可能性もあるのではとの懸念も持っていました。
また、そちらのサービスでは、例えば、医療費明細の読み取りは別料金だったのですが、それらもすべてスキャンして仕訳していたので、ややコストも高くなっていました。
- 他社の記帳サービスでは、弥生会計に直接データを連携できなかったため、一度、出力してから弥生会計に取り込む手間がかかっていた。
- すべての記帳に他社のサービスを利用していたため、追加コストもかかっていた。
代表とともにインタビューにお答え頂いた総務の佐野珠子様（写真左）
弥生に切り替えたきっかけ –記帳代行支援サービス
―弥生の記帳代行支援サービスを使おうと思ったきっかけは何でしたか？
弥生の営業担当の方から、「弥生の記帳代行支援サービスが始まりました、試してみませんか。」とお話をいただいたことがきっかけです。
当事務所は、弥生会計の利用割合が9割以上なので、弥生会計と連携できる記帳代行支援サービスであれば、利便性が高くなるのではないかと思い、使い始めました。
―2社の記帳サービスから、最終的に弥生の記帳代行支援サービスに統一しようと思った理由は何ですか？
当初は2つのサービスを併用し、どちらを使うかそれぞれのスタッフに任せていましたが、どちらを使うかによって業務フローが異なり、また、スタッフの習熟度によってもどちらが効率が良いと考えるかが異なるため、特に新しく入所したスタッフはどちらを使うべきか迷ってしまうといった問題が発生していました。
また、両方使うとAIによる学習機能もそれぞれに分散することになるので、効率良く進まないという問題もありました。
それらを解決したかったのと、弥生会計を利用しているお客様も多く、私達も弥生のファンでもあったので、弥生の記帳代行支援サービスに一本化することを選びました。
- 記帳サービスをひとつにして、業務プロセスをシンプルにしたかった。
- AIによる学習効果も高め、業務効率を上げたかった。
- 顧問先の多くが弥生会計を利用しており、事務所として弥生に愛着もあった。
切り替えで気になった点や手間 -記帳代行支援サービス
―記帳代行支援サービスに移行する際に、心理的に抵抗はありませんでしたか？
移行への抵抗はありませんでした。
ただ、事務所の中には、少数ですが他社の記帳サービスの方が使い慣れているので、そちらが良いと言うスタッフもいたので、所長として、どちらかに絞るべきかは悩みました。
最終的には、私自身が弥生が好きでしたし、事務所の業務効率も考えて、思い切って弥生の記帳代行支援サービスに統一しましたが、結果として、事務所の運営がしやすくなり、私自身もふたつのサービスやスタッフの間で悩むストレスから開放されたので、良かったです。
―切り替えに伴い、作業が増えたり、手間がかかったりした点はありますか？
他社の記帳サービスを使っていたときも、仕上がったデータは、弥生会計に取り込んでいました。そのため、弥生会計の顧客情報の設定も済んでおり、移行に伴う追加作業はありませんでした。
―記帳代行支援サービスに関して、マニュアルやルールの作成、従業員教育はどうしましたか？
他社の記帳サービスを使っていた際は、後から修正しなくて済むように、仕訳マニュアルを作成し、スタッフにもそれをもとに作業をしてもらっていました。記帳サービスと連携していた会計システムがクラウド版で、デスクトップアプリで入力するより時間がかかるので、データを取り込んだ後の修正を少しでも減らしておきたいと思っていたからです。
一方、弥生はデスクトップアプリのため、仕訳されたデータを取り込んだ後でも簡単に修正ができるので、マニュアルが要らなくなりました。
仕訳ルールの登録も、弥生会計上で簡単に登録できるので、その点でも楽になりました。
また、弥生の営業担当の方から、「新人の方のサポートもいつでも行いますよ」と言っていただき、サービスの導入時だけでなく、新しい機能が追加された際に、教えに来て頂くこともあります。
私が知らない機能を、いつの間にかスタッフが使えるようになっていることもあり、弥生の営業担当の方には非常にお世話になっています。
- 弥生に統一して、事務所運営がしやすくなった。
- 他社の記帳サービスを利用していた際も弥生会計にデータの取り込みをしていたため、顧客情報の設定が済んでおり、移行作業は特に無かった。
- 弥生会計は取り込んだデータの修正がしやすく、業務フローもシンプルになったので仕訳マニュアルは要らなくなった。
- 導入後も弥生の営業担当がフォローしてくれているため、とても助かっている。
導入後の成果 –記帳代行支援サービス
―記帳代行支援サービス導入後は何か変化はありましたか？
当事務所は9割が弥生会計を使っていますが、記帳サービスは他社のサービスだったため、記帳されたデータをCSVで出力して、さらに弥生会計に取り込むという作業を行っていました。
今は、記帳代行支援サービスと弥生会計が直接連携できるようになり、業務プロセスがシンプルになりました。
また、会計事務所未経験で入社するスタッフも仕事が覚えやすくなり、成長のスピードが早くなりました。おかげで、サービスのクオリティも高めることができました。
―料金の面では、以前と比較していかがですか？
利用料金は下がりました。
以前はどんな資料でも記帳サービスを使っていましたが、弥生に切り替えてからは、手作業での入力が早いと思えば打つし、領収書の枚数が多ければ記帳代行支援サービスを利用するようになりました。
下がった金額はそれほど大きくなく、全体を見れば手作業での入力が増えた側面もあるのですが、それによって事務所全体ではスピーディーに記帳できる方法を選択できるようになりました。
また、他社のサービスでは、追加料金のかかる医療費明細も取り込んでいましたが、手作業でExcelに入力したものを取り込むことに統一したので、この分もコスト、作業効率の両方で効率が良くなりました。
―残業時間や、スタッフの皆さんの環境の変化はありましたか？
事務所の方針として、もともと残業はしないと決めているので、労働時間にそれほど変化はありません。
ただ、以前は、複数の記帳サービスを使っていたことで、複数のサービスの使い方を覚えたり、サービスごとのお客様への連絡方法も異なったりしていたため、大変だと言う意見がスタッフの中にありました。
それがシンプルになって、作業に集中しやすくなっていると思います。
- 記帳代行支援サービスと会計システムが、どちらも弥生で統一されて、取り込み作業が楽になった。
- 業務効率を上げながら、利用料金を下げることができた。
- 業務がシンプルになりスタッフが働きやすくなった。
使ってみた印象と感想 –記帳代行支援サービス
―弥生の記帳代行支援サービスと他社のサービスの両方を使った中で、弥生に統一しようと思った決め手はなんだったのでしょうか？
決め手となったのは、「会計システムの入力のしやすさ」でした。
極端な話をすると、記帳サービスはITを活用して自動で仕訳をするサービスなので、他社のサービスと弥生との間で特筆する差があるかというと、スキャナの速度も同じで、仕上がりまでの時間もどちらも十分に早く、そこだけでは大きな差はつきにくいと考えています。
また、最近の会計業界では「自動化」がうたわれていますが、取り込み時に仕訳の修正、確認作業などを行うため、実際は「半自動化」であり、手作業での入力がまったくなくなっているわけではありません。
そういった点からも、ふたつのサービスを併用してみて、会計システムとの連携や手作業も考慮すると弥生のほうが良いと考えました。
弥生会計のデスクトップアプリは、ブラウザ上で入力する他社のクラウド会計システムと比較しても、圧倒的に入力が早くできます。また、記帳代行支援サービスのデータが弥生会計に直接連携されるため、業務フローもシンプルにもなり、事務所全体の効率もとても良くなりました。
- 会計システムの入力スピード、業務フローも考慮して弥生を選択したことで、事務所全体の作業効率が上がった。
記帳代行支援サービスへの要望
―記帳代行支援サービスの内容についてご要望はありますか？
前期のレシートを記帳代行支援サービスで取り込んだ場合、取り込んだレシートが該当する会計期間に遷移しなければ表示されない点が不便です。取り込んだはずなのに、なぜ表示されないのか、どこを間違えたのかに気づきづらいです。対象会計年度外のレシートを取り込んだときは、アラートが出ると分かりやすいと思います。
- 会計年度が異なる期間のレシートを取り込んだ際に、アラートを出して欲しい。
記帳代行支援サービスを検討している会計事務所へのメッセージ
―記帳代行支援サービスを導入し、時間に余裕ができたとのことですが、今後の展望はありますか？
今後は、スタッフの会計知識向上のための教育を充実させたいと考えています。
従来の会計事務所は、仕訳はすべて手作業での入力だったので、会計知識がなければ仕訳は行えず、スタッフは会計知識を持っていることが当然でしたが、今は、会計知識がなくても、取り込みさえすれば、仕訳ができてしまう時代になりました。
極論ですが、仕訳チェックをせずに取り込むと、取り込んだ100本の仕訳がすべて間違っていることもあり得て、会計事務所にとってはとても怖いことだと思います。
そこで、自動で仕訳ができるからこそ、スタッフにはまずは会計知識をしっかりと身に付けてもらい、業務に取り組んでいって貰えればと考えています。
また、これまでは記帳や月次試算表の作成などが中心だったスタッフも、今後は決算書の作成までスムーズに行っていけるように、徐々に仕事の範囲も拡大させていきたいと考えています。
―導入を検討している会計事務所の皆さまに向けて、メッセージをお願いします。
弥生会計をメインに利用されている会計事務所様の中には、先にサービスがリリースされていたからという理由で、他社の記帳サービスを利用している会計事務所様もあると思います。
そういう方には、ぜひ一度、弥生の記帳代行支援サービスを試していただきたいです。切り替えは手間だと感じるかもしれませんが、面倒な移行作業もなく、業務フローもシンプルになり、業務効率が向上すると思います。
そして、記帳代行支援サービスを利用して余った時間で、お客様が求めるサービスに応えられるようになっていただけたらと思います。
―本日は、貴重なお話やご意見をありがとうございました。
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